sqlschool.gr logo


Articles of SQLschool.gr Team

Using Data Alerts to Notify Users of Report Data Conditions

Antonios Chatzipavlis
Wednesday 10 July 2013

Αρκετοί δεν έχουν συνειδητοποιήσει την πραγματικά μεγάλη χρηστικότητα που έχει ο SharePoint σε μια λύση ΒΙ.

Ακόμα δε περισσότερο το πόσο τα SQL Server Reporting Services αποκτούν περισσότερα χαρακτηριστικά όταν είναι integrated με τον SharePoint.

Για το λόγο αυτό θα σας μιλήσω για ένα από αυτά τα χαρακτηριστικά, την δυνατότητα που έχει κάποιος χρήστης να μπορεί να βάζει data alert σε ένα υπάρχον report με σκοπό όταν τα δεδομένα σε αυτό το report αλλάξουν αυτός να ενημερώνεται. Μάλιστα μπορεί να ορίσει τις συνθήκες εκείνες που όταν θα εκπληρωθούν αυτός θα ενημερώνεται.

Έστω ότι έχουμε ένα report το Monthly Sales Report

To οποίο όταν τα τρέχεις σου δείχνει ένα γράφημα με τις πωλήσεις σου και στην δεύτερη σελίδα έχει αναλυτικά αυτές με αριθμούς

Ο χρήστης αποφασίζει ότι θέλει να ενημερώνεται όποτε υπάρχουν αλλαγές στα δεδομένα αυτού του report με email. Για να το υλοποιήσει αυτό πρέπει να κάνει τα ακόλουθα βήματα.

Από το μενού Action επιλέγει New Data Alert


Θα του ανοίξει το παρακάτω popup που στην αρχή θα διαβάζει τα metadata του report


Αφού αυτό το κάνει και επειδή το συγκεκριμένο report έχει ένα γράφημα και ένα πίνακα που δείχνει αναλυτικά τις πωλήσεις και επειδή θέλουμε τα κριτήρια μας να είναι σε αριθμούς επιλέγει το αντικείμενο εκείνο που περιέχει τα νούμερα αυτά και δεν είναι άλλο από το tablix.


Με την επιλογή αυτή θα του διαβάσει τα δεδομένα που υπάρχουν για αυτό όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα


Στα δεξιά αυτή επιλέγει Add rule και επιλέγει τα πεδία τα οποία χρειάζεται για να κτίσει τα κριτήρια του


Αφού το κάνει αυτό μπορεί να ορίσει και τα schedule settings και να βάλει και το email που θέλει να του έρχονται.


Η τελευταία κίνηση είναι να κάνει Save και αυτό ήταν όλο.

Αν τώρα κάποιος θέλει να δει πως πάνε αυτά τα data alerts μπορεί να πάει στο συγκεκριμένο report και να κάνει click στο combo των επιλογών που αυτό έχει και να επιλέξει Manage Data Alerts στο οποίο και θα δει πόσα είναι τα data alerts που υπάρχουν για αυτό και αν λειτουργούν.



Ελπίζω μετά από αυτό να μην σκέπτεστε ακόμα αν θα πρέπει να βάλετε SharePoint και να κάνετε τα SQL Server Reporting Services integrated με αυτόν.




Antonios Chatzipavlis

Antonios Chatzipavlis

Antonios is a Data Solutions Consultant and Trainer. He has been working in IT since 1988. In his career, he has worked as senior developer, IT Manager, Solutions Architect and IT Consultant. Since 1995 he has been devoted on new technologies and software development tools, mainly by Microsoft, either by training company staff and colleagues or assisting them in design, development and implementation as a consultant or chief developer. He has focused in Databases and Data Science since 1995. He specialized in Microsoft SQL Server since version 6.0 in areas like SQL Server Internals, Database Design and Development, Business Intelligence and in 2010 he has started working with Azure Data Platform, NoSQL databases, Big Data Technologies and Machine Learning. He is an active member of many IT communities in Greece, answering colleagues' questions and writing articles in his web site. He is the owner of SQLschool.gr which is a community portal with a lot of information about Microsoft SQL Server. He has been a Microsoft Certified Trainer (MCT) since 2000. Microsoft honored him as MVP on Data Platform due to his activities in SQL Server since 2010. He holds a large number of Microsoft Certifications and Microsoft SQL Server Certifications since version 6.5.


What's New in SQL Server 2022 - Episodes

More Tips...

Become a member

If you want to receive updates from us become a member to our community.




sqlschool.gr © 2010-2024 All rights reserved

This site uses cookies for operational and analytics purposes only. By continuing to browse this site, you agree to their use.